NOTICE
OF PRIVACY PRACTICES FOR
PROTECTED HEALTH INFORMATION
Effective Date: April 14, 2003
NOTIFICACION
DE PRACTICAS DE PRIVACIDAD PARA LA
INFORMACION MEDICA PROTEGIDA
A partir del 14 de abril de 2003
THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION
ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO
THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.
This Pharmacy is covered by the medical information
privacy provisions of the Health Insurance Portability and Accountability
Act of 1996 (generally called “HIPAA”) and its Regulations.
As a result, we are required to comply with HIPAA and the Regulations
in the use and disclosure of health information by which our patients
can be individually identified. This health information is referred
to as “Protected Health Information” or “PHI”
for short. We are also required under Section 164.520 to give our
patients this notice (in paper or electronically as the patient
wishes) of our legal duties and privacy practices concerning their
Protected Health Information, and also to tell our patients about
their rights under HIPAA and the Regulations.
1. USES AND DISCLOSURES OF PROTECTED
HEALTH INFORMATION
There are two categories for the use and disclosure of our patients’
Protected Health Information: (1) information that we can use and
disclose without the patient’s prior consent; and (2) information
that we cannot use or disclose without the patient’s prior
authorization.
A. PATIENTS’ PRIOR CONSENT NOT
REQUIRED
(1).
Treatment. In the first category, we are permitted to use and
disclose our patients’ Protected Health Information in connection
with their medical treatment in situations such as allowing a
family member or other relative or a close personal friend or
other person involved in the patient’s health care to pick
up the patient’s prescriptions and to receive Protected
Health Information that is directly related to the patient’s
care. In doing so, we are to use our professional judgment and
experience with common practice in determining what is in the
patient’s best interest. Other examples include sending
information about a patient’s prescriptions to the patient’s
family doctor or to a specialist who is treating the patient or
to a hospital where the patient is receiving care, particularly
if the patient has suffered a health emergency.
(2).
Payment. If a patient is covered by a pharmacy benefit plan, we
are entitled to send Protected Health Care Information to the
plan or to another business entity involved in our billing system
describing the medication or health care equipment we have dispensed
so that we can be paid.
(3).
Health Care Operations. In addition, we can provide Protected
Health Information for health care operations such as evaluations
of the quality of our patients’ health care in order to
improve the success of treatment programs. Other examples include
reviews of health care professionals, insurance premium rating,
legal and auditing functions, and business planning and management.
(4).
Other Permitted Uses and Disclosures. There are a number of other
specified purposes for which we may disclose a patient’s
Protected Health Information without the patient's prior consent
(but with certain restrictions). Examples include public health
activities; situations where there may be abuse, neglect or domestic
violence; in connection with health oversight activities; in the
course of judicial or administrative proceedings; in response
to law enforcement inquiries; in the event of death; where organ
donations are involved; in support of research studies; where
there is a serious threat to health and safety; in cases of military
or veterans’ activities; where national security is involved;
for determinations of medical suitability; for government programs
for public benefit; for workers’ compensation proceedings;
when our records are being audited; when medical emergencies occur;
and when we communicate with our patients orally or in writing
about refilling prescriptions, about generic drugs that may be
appropriate for a patient’s treatment, or about alternative
therapies.
B. PATIENT’S PRIOR AUTHORIZATION
REQUIRED
For purposes other than those mentioned above, we are required
to ask for our patients’ written authorizations before using
or disclosing any of their Protected Health Information. If we
request an authorization, any of our patients may decline to agree,
and if a patient gives us an authorization, the patient has the
right to revoke the authorization and by doing so, stop any future
uses and disclosures of the patient’s health information
that the authorization covered. An example of a situation where
the patient’s prior authorization would be required would
be if we wish to conduct a marketing program that would involve
the use of Protected Health Information.
2. PATIENTS’ RIGHTS
HIPAA and the Regulations provide our patients with rights concerning
their Protected Health Information. With limited exceptions (which
are subject to review), each patient has the right to the following:
(a).
Patient’s Record. Each patient can obtain a copy of his
or her Protected Health Information by completing our request
form. The only charge will be based on our cost in responding
to the request. The amount of the charge will vary depending on
the format the patient requests and whether the patient wants
the record or a summary, and whether it is to be delivered by
mail or otherwise. The patient will be told of the fee when the
patient’s request is received.
(b).
Accounting for Disclosures. By completing our request form, each
patient is entitled to obtain a list of the disclosures of the
patient’s Protected Health Information that have occurred
within a period of 6 years after April 14, 2003, except for disclosures
made for the purposes of treatment, payment or health care operations,
and certain others. There will be no charge for the first request
in any 12-month period, but we are entitled to charge a reasonable
cost-based fee for additional requests made in the same period
of time.
(c).
Amendments. Each patient may ask to change the record of his or
her own Protected Health Information by completing our request
form, explaining why the change should be made. We will review
the request, but may decline to make the change if, in our professional
judgment, we conclude that the record should not be changed.
(d).
Communications. By completing our request form, each patient can
ask us to communicate with him or her about their own Protected
Health Information in a confidential manner such as by sending
mail to an address other than the home address or using a particular
telephone number.
(e).
Special Restrictions. By completing our request form, each patient
can ask us to adopt special restrictions that further limit our
use and disclosure of the patient’s Protected Health Information
(except where use and disclosure are required of us by law or
in emergency circumstances). We will consider the request; but
in accordance with HIPAA and the Regulations, we are not required
to agree to with the request.
(f).
Complaints. If a patient believes that we have violated the patient’s
rights as to the patient’s Protected Health Information
under HIPAA and the Regulations, or if a patient disagrees with
a decision we made about access to the patient’s Protected
Health Information, the patient has the right to complete our
complaint form and deliver it to our Contact Person listed below.
Our Contact Person is required to investigate, and if possible,
to resolve each such complaint, and to advise the patient accordingly.
The patient also has the right to send a written complaint to
the U.S. Department of Health and Human Services at the addresses
shown on the complaint form. Under no circumstances will any patient
be retaliated against by this Pharmacy for filing a complaint.
We are required by law to protect the
privacy of our patients’ Protected Health Information, to
provide this notice about our privacy practices, and follow the
privacy practices that are described in this notice. We reserve
the right to make changes in our privacy practices that will apply
to all the Protected Health Information we maintain. A new notice
will be available on request before any significant change is made.
Our Contact Person’s Name: Louise Goodrich
Telephone: 413-596-2431 Ext 11 ----Fax:
413-596-2966 ----E-mail Address: LouiseG@lcdrug.com
ESTA NOTIFICACION
DESCRIBE COMO SU INFORMACION MEDICA PUEDE SER UTILIZADA Y DIVULGADA
Y COMO OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACION. REVISELA CUIDADOSAMENTE.
Esta Farmacia está cubierta por las
disposiciones de privacidad de la información médica
de la Ley “Health Insurance Portability and Accountability
Act of 1996” (Ley de Transferencia y Responsabilidad del Seguro
Médico de 1996), generalmente denominada ”HIPAA”,
y las Regulaciones. Como resultado, debemos cumplir con la HIPAA
y las Regulaciones en el uso y divulgación de la información
médica mediante la cual nuestros pacientes pueden ser identificados
individualmente. Esta información médica se conoce
como “Información Médica Protegida” o
“PHI” de forma abreviada. Conforme a la Sección
164.520, también debemos proporcionar a nuestros pacientes
esta notificación (en papel o electrónicamente según
desee el paciente) sobre nuestras obligaciones legales y prácticas
de privacidad referentes a su Información Médica Protegida
e informar a nuestros pacientes sobre sus derechos según
la HIPAA y las Regulaciones.
1. USOS Y DIVULGACIONES DE LA INFORMACION
MEDICA PROTEGIDA
Existen dos categorías para el uso y divulgación de
la Información Médica Protegida de nuestros pacientes:
(1) la información que podemos utilizar y divulgar sin el
previo consentimiento del paciente; y (2), la información
que no podemos utilizar ni divulgar sin la previa autorización
del paciente.
A. NO SE REQUIERE EL CONSENTIMIENTO PREVIO DEL PACIENTE
(1).
Tratamiento. En la primera categoría, estamos autorizados
a utilizar y divulgar la Información Médica Protegida
de nuestros pacientes en relación con su tratamiento médico
en situaciones como la de permitir a un miembro de la familia,
otro pariente, un amigo cercano u otra persona involucrada en
el cuidado de la salud del paciente recoger la prescripción
médica del paciente y recibir la Información Médica
Protegida que está relacionada directamente con el cuidado
del paciente. Al realizar esto, deberemos utilizar nuestro criterio
profesional y experiencia con la práctica común
para determinar lo que sea mejor para el paciente. Otros ejemplos
incluyen enviar información sobre la prescripción
del paciente al doctor de cabecera del paciente o un especialista
que esté tratando al paciente o a un hospital donde el
paciente esté recibiendo atención médica,
sobre todo si el paciente ha sufrido una emergencia médica.
(2).
Pago. Si un paciente está cubierto por el plan de beneficios
de una farmacia, tenemos el derecho de enviar la Información
Médica Protegida al plan u otra empresa que esté
involucrada en nuestro sistema de facturación detallando
la medicación o el equipo médico que hemos proporcionado
para que se nos pueda pagar.
(3).
Operaciones del cuidado médico. Asimismo, podemos proporcionar
Información Médica Protegida para operaciones del
cuidado médico, como evaluaciones de la calidad del cuidado
médico de nuestros pacientes para mejorar el éxito
de los programas del tratamiento. Otros ejemplos incluyen revisiones
de los profesionales del cuidado médico, tarifa de primas
del seguro, funciones de auditoría y legales y planificación
y administración de negocios.
(4).
Otros usos y divulgaciones que se permiten. Podemos divulgar la
Información Médica Protegida de un paciente sin
el previo consentimiento del paciente (pero con ciertas restricciones)
para otros fines especificados. Algunos ejemplos incluyen actividades
de salud pública; situaciones en las que puede haber abuso,
negligencia o violencia doméstica; en conexión con
actividades de error involuntario médico; en el transcurso
de procedimientos judiciales o administrativos; en respuesta a
investigaciones policiales; en caso de muerte; donde se involucren
donaciones de órganos; en apoyo de estudios de investigación;
donde haya una amenaza seria a la salud y la seguridad; en casos
de actividades militares o de veteranos; donde se involucre la
seguridad nacional; para determinaciones por razones médicas;
para programas del gobierno para beneficio público; para
procedimientos de compensación de trabajadores; cuando
haya una auditoría de nuestros registros; cuando se produzcan
emergencias médicas; y cuando nos comuniquemos con nuestros
pacientes de forma oral o por escrito para preparar las prescripciones,
sobre medicamentos genéricos que sean apropiados para el
tratamiento de un paciente, o sobre terapias alternativas.
B. SE REQUIERE LA AUTORIZACION PREVIA
DEL PACIENTE
Para otros fines que no son los mencionados anteriormente, debemos
solicitar las autorizaciones escritas de nuestros pacientes antes
de utilizar o divulgar cualquier Información Médica
Protegida. Si solicitamos una autorización, cualquiera de
nuestros pacientes puede negarse a aceptar, y si un paciente nos
da su autorización, el paciente tiene el derecho de revocar
la autorización y al realizar esto, detener cualquier futuro
uso y divulgación de la información médica
del paciente que cubría la autorización. Un ejemplo
de una situación donde se requeriría la previa autorización
del paciente sería si desearamos conducir un programa de
marketing que involucre el uso de la Información Médica
Protegida.
2. DERECHOS DEL PACIENTE
La HIPAA y las Regulaciones proporcionan a nuestros pacientes derechos
referentes a la Información Médica Protegida. Con
ciertas excepciones (que están sujetas a revisión),
cada paciente tiene el derecho a lo que se indica a continuación:
(a).
Historial médico del paciente. Cada paciente puede obtener
una copia de su Información Médica Protegida al
llenar nuestro formulario de solicitud. Sólo cobraremos
por el costo al responder la solicitud. La cantidad del costo
varía dependiendo del formato que solicite el paciente
y si el paciente desea el historial médico o un resumen,
y si debe ser enviado por correo o de otra forma. Se le indicará
al paciente la cantidad cuando se reciba la solicitud del paciente.
(b).
Obtención de divulgaciones. Al llenar nuestro formulario
de solicitud, cada paciente tiene el derecho de obtener una lista
de las divulgaciones de la Información Médica Protegida
del paciente que han ocurrido en un período de 6 años
después del 14 de abril de 2003, excepto por las divulgaciones
realizadas para los fines del tratamiento, pago u operaciones
del cuidado médico y algunas otras. No habrá ningún
costo por la primera solicitud en cualquier período de
12 meses, pero tenemos el derecho de cobrar una cantidad razonable
en base al costo por solicitudes adicionales realizadas en este
mismo período de tiempo.
(c).
Modificaciones. Cada paciente puede solicitar el cambio del historial
médico de su propia Información Médica Protegida
al llenar nuestro formulario de solicitud y explicar la razón
del cambio. Revisaremos la solicitud, pero podemos negarnos a
realizar el cambio si según nuestro criterio profesional
decidimos que el registro no debe ser cambiado.
(d).
Comunicaciones. Al completar nuestro formulario de solicitud,
cada paciente puede solicitar que nos comuniquemos con él
o ella sobre su propia Información Médica Protegida
de una manera confidencial, por ejemplo, enviando correspondencia
a una dirección que no sea el domicilio o utilizando un
número telefónico específico.
(e).
Restricciones especiales. Al llenar nuestro formulario de solicitud,
cada paciente puede solicitar que adoptemos restricciones especiales
que limiten nuestro uso y divulgación de la Información
Médica Protegida del paciente (excepto donde el uso y la
divulgación se requieran por ley o en casos de emergencia).
Tomaremos en consideración la solicitud; pero según
la HIPAA y las Regulaciones, no estamos obligados a estar de acuerdo
con la solicitud.
(f).
Reclamos. Si un paciente cree que hemos violado los derechos del
paciente en cuanto a la Información Médica Protegida
del paciente según la HIPAA y las Regulaciones, o si un
paciente está en desacuerdo con una decisión que
realizamos sobre el acceso a la Información Médica
Protegida del paciente, el paciente tiene el derecho de llenar
nuestro formulario de reclamo y entregarlo a nuestra Persona de
Contacto que se indica al final. Nuestra Persona de Contacto debe
investigar y, si es posible, solucionar cada reclamo e informar
al paciente al respecto. El paciente también tiene el derecho
de enviar un reclamo escrito al Departamento de Salud y Servicios
Humanos de los Estados Unidos a las direcciones indicadas en el
formulario de reclamo. Bajo ninguna circunstancia, esta Farmacia
tomará represalias contra ningún paciente por presentar
un reclamo.
Debemos por ley proteger la privacidad de
la Información Médica Protegida de nuestros pacientes,
proporcionar esta notificación sobre nuestras prácticas
de privacidad, y seguir las prácticas de privacidad que se
describen en esta notificación. Nos reservamos el derecho
de realizar cambios en nuestras prácticas de privacidad que
se aplicarán a toda la Información Médica Protegida
que conservamos. Una nueva notificación estará disponible
a solicitud antes de que se realice cualquier cambio importante.
Nombre de nuestra persona contacto: Louise
Goodrich
Teléfono: 413-596-2431 ext 21 ----Fax413-596-2966
----Dirección electrónica LouiseG@lcdrug.com
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